Командировочное удостоверение. Автоматизация оформления командировок Как работает автоматизация командировки

Оформлять командировочное удостоверение или нет - решает сама компания. Бланк перестал быть обязательном в кадровом делопроизводстве. Однако лучше оформить: документ позволит подтвердить суточные издержки работника в командировке. Расскажем, как оформлять Командировочное удостоверение в 2020 году: бланк и образец скачайте бесплатно.

Заполнить документы на командировку удобно в программе БухСофт. Программа подберет все необходимые реквизиты и проверит бланк на ошибки.

Заполнить документы на командировку онлайн

Обязательны ли командировочные удостоверения в 2020 году

Нет выписывать сопроводительные документы на командировку или нет, решает только работодатель. С 2015 года удостоверение и служебное задание перестали быть обязательными первичными документами.

Подтвердить продолжительность служебной поездки можно по следующим документам:

• приказ или распоряжение руководства;
• проездные билеты;
• отчет о выполнении задания;
• служебные записки и пояснения работника;
• табель учета рабочего времени.

Бланк командировочного удостоверения использует большинство организаций, ИП и фирм. Конечно, это удобно. Ведь формуляр содержит фактические отметки о выбытии и возвращении работника.

Выдавать командировочное удостоверение или нет?

Принять решение может только руководитель компании. Чтобы правильно оценить ситуации, следует оценить количество поездок, совершаемых работниками в год. Также посоветуйтесь с финансистами и кадровиками. Возможно, им удобнее работать по старым правилам. То есть, выписывать удостоверение, вместо кропотливых вычисление дней по проездным билетам.

Решили использовать командировочные удостоверения в работе? Утвердите свое решение отдельным приказом. Либо включите норматив в положения учетной политике. Закрепите бланк КУ в приложении. Опишите правила заполнения.

Учтите, что принимающие компании могут отказать от оформления командировочных удостоверений. То есть, не проставить отметку о прибытии работника на место назначения. В таком случае, следует договориться с принимающей стороной.

Какой бланк использовать

Сопроводительные документы в командировку - не обязательны. Поэтому, какой бланк заполнять для работы - решает сама фирма. Можно использовать унифицированный формуляр №Т-10, закрепленный Постановлением Госкомстата № 1 от 05.01.2004 года.

Разрешено разработать собственный бланк. Структуру документа закрепите приказом или в учетной политике. Учтите, что для своего первичного документа, следует учитывать требования ст. 9 закона № 402-ФЗ. Проследите, чтобы ваш формуляр содержал обязательные реквизиты:

• название бланка;
• дата составления;
• наименование компании или ИП, которая выписала командировочное удостоверение;
• содержание операции, подтверждаемой первичкой (направление работника в служебную поездку);
• величина натурального измерения операции, в нашем случае, это календарные дни;
• ответственные лица, их ФИО, должности и подписи.

Реквизиты проверьте заранее, до утверждения нового бланка. Если какой-то информации не хватает, то такой документ нельзя принимать к учету. Обратите внимание, что структура командировочного удостоверения должна содержать и дополнительные реквизиты.

• Статья по теме: Нужно ли командировочное удостоверение?

Порядок заполнения командировочного удостоверения

Раскройте следующую информацию на титульном листе командировочного удостоверения:

Оборотная сторона предназначена для отметок о выбытии и прибытии. Запись подтверждается печатью организации (при наличии).

Командировочное удостоверение в налоговом учете

Еще один важный момент, почему фирмы продолжают оформлять КУ. Бланки позволяют подтверждать командировочные расходы при исчислении налога на прибыль. То есть, при налоговой проверке, организации будет достаточно подать командировочные листы, чтобы подтвердить затраты (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Командировочное удостоверение является основанием, чтобы работодателю не исчислять НДФЛ и страховые взносы с начисленных суточных (п. 3 ст. 217 и подп. 2 п. 1 ст. 422 НК).

Взносы и НДФЛ не начисляют только с ограниченных сумм. Если суточные в день превышают утвержденного в НК РФ лимита, то отчисления придется уплатить в бюджет.

Нормы по суточным утверждены в размере 700 рублей для поездок по России и 2 500 рублей в день - для заграничных выездов. Если фирма платит суточных больше, то с разницы начислите НДФЛ и взносы.

Если компания не выписывает командировочные, то подтвердить освобождение от начисления взносов и НДФЛ с суточных позволят документы. Это могут быть приказы о командировании, табеля учета рабочего времени, проездные билеты и служебные записки.

Собирая в командировку своего сотрудника, организация делает все возможное, чтобы его поездка не только принесла пользу самой фирме, но и не создала лишних проблем уезжающему. Деловые поездки для представителя компании должны быть предельно упрощены. Все заботы о гостинице, транспорте, и документах берет на себя отправляющий.

Расходы, которые понесет командировочный, заранее рассчитываются. Некоторая сумма выдается ему, а на другую покупаются билеты, и бронируется номер. Кроме этого, в деловой поездке, сотрудник наделяется полномочиями.

Как оформляется удостоверение командировочного и как избежать при заполнении некоторых обычных ошибок, чтобы в дороге не возникло проблем, – важная информация, которую обязательно нужно знать.

Когда сотрудник выполняет свои обязанности в офисе компании, все организационные или проектные вопросы решаются руководителем. Но есть ситуации, когда компания вынуждена отправить своего специалиста в другой город. Человек может поехать сам, без командировочного удостоверения.

Такие поездки практикуются достаточно часто, когда организация маленькая и поездка незначительная. По интернету бронируется номер в гостинице, приобретается билет, по телефону сообщается о приезде специалиста.

По приезду он вручает какую-либо доверенность и паспорт, по которым его принимают в компании другого города. Все операции с денежными средствами производятся через бухгалтерию по привычному порядку. Это упрощенный вид.

По закону, крупные предприятия, которые направляют своего представителя в другой город как стажера, специалиста, консультанта или по другим причинам, должны дать ему все полномочия, позволяющие выполнить свою работу так, как задумано. Для этого выдается командировочное удостоверение.

Как осуществляется документальное оформление служебной командировки вы узнаете в этом видео:

Этот документ выдается по распоряжению руководителя сотруднику на время деловой поездки. Дает полномочия и узаконивает его пребывание на территории другого региона или города. В конце командировки, по прибытии домой, удостоверение прикладывается к финансовому отчету по форме №АО-1.

Кроме того что документ нужен в самой поездке и для отчетности, благодаря удостоверению, отсутствие сотрудника на рабочем месте по нуждам компании является оправдательной причиной. Особенно, если командировка может занять месяц, например.

Такие ситуации сейчас происходят довольно часто – специалисты отправляются в Крым, от разных организаций для создания и развития филиалов и дочерних предприятий. РЖД может направить своего работника на ремонтные работы в другой регион на неопределенный срок – в этом случае, командировочные продляются, если компания, принявшая представителя обоснованно попросит об этом.

Выдача командировочного удостоверения не является обязательной.

Форма и структура командировочного удостоверения

Удостоверение может выглядеть в виде книжки или простого бланка. Организации сами выбирают нужный формат. Если один и тот же сотрудник постоянно ездит в командировки, то ему выдают документ многоразового использования в виде книжки (унифицированная форма Т-10).

Если поездки случают очень редко, то бланк распечатывается на простой бумаге по форме, утвержденной руководством.

Удостоверение содержит:

• данные о предприятии (наименование, коды ОКУД, ОКПО);
• номер внутренней регистрации (по бухучету);
• дату выдачи;
• Ф. И. О. сотрудника, его должность;
• место поездки (название компании);
• цель поездки;
• на какой срок отправляется;
• номер паспорта;
• подпись и печать отправляющего директора.

В бланке принимающая сторона так же должна отметить время прибытия и отъезда командировочного. Данные скрепляются подписью и печатью.

Как оформляется документ

Несмотря на то, что сейчас удостоверение потеряло свою актуальность, для ведения бухгалтерского учета командировочных расходов, в некоторых организациях создают свой бланк, куда вносят нужные данные. Позже, на их основании списываются суточные. Но чаще всего используют старый образец (Т-10).

Оформление командировочного удостоверения происходит в следующем порядке:

1. Руководитель издает (форма Т-9), по которому определенный сотрудник наделяется полномочиями, для поездки по деловым вопросам, в другую компанию, находящуюся за пределами города. В распоряжении указывается цель поездки и действия сотрудника, которые ждет от него руководство.
2. На основании приказа Отдел кадров заполняет командировочное удостоверение.
3. Дополнительно к удостоверению может прилагаться «Служебное задание», которое может быть дополнено еще одним документом – доверенностью. Служебное задание подписывается, например, начальником цеха, а после идет на утверждение к руководству. Дополнительно выдается второй экземпляр договоренности двух компаний с содержанием приблизительно такого перечня обязанностей сторон:

• перечень объема работ;
• график работ. вы узнаете, что такое скользящий график работы;
• требования к обеспечению необходимыми материалами или инструментами своего представителя;
• режим работы;
• доступ к нужной информации и другие действия со стороны принимающей в оказании всяческой помощи. Кроме этого, руководитель заранее обговаривает условия с принимающей стороной.

1. По приезду, командировочный должен составить отчет о выполнении служебного задания.
2. Начальник цеха подписывает отчет.
3. После этого, командировочное удостоверение, отчет о командировке и по форме №АО-1 сотрудник, который был в поездке, несет в бухгалтерию.
4. Со стороны бухгалтерии проводятся подсчеты суточных и выделяются средства на приобретение билета, бронирование номера в гостинице по безналичному расчету. Очень часто, командировочным выдаются наличные, и они сами снимают квартиру у частных лиц, чтобы сократить расходы компании. Если билеты и гостиницу оплачивает наличными уезжающий сотрудник, то, по приезду, он должен отнести все документы по расходам, квитанции и билеты в бухгалтерию вместе с отчетами.

Основные ошибки при заполнении

Если компания решила, что ей необходимо выдавать командировочные удостоверения, то и заполнять их нужно правильно. На бланке недопустимы:

• исправления и помарки;
• неточности в кодах;
• ошибки в наименовании организаций (всех);
• даты выезда, прибытия, отъезда и прибытия домой должны соответствовать сумме дней в командировке. Подсчет времени в пути считается или нет в количестве командировочных дней? Если, по усмотрению руководства, расчет чистого пребывания на объекте оплачивается по одному тарифу, а время в пути по другому, то в датах должна быть абсолютная точность и ясность;
• подпись руководителя должна быть расшифрована;
• печать должна быть четкой и ясно прочитываться. Может ли ИП работать без печати – читайте .

Все исправления, если они вдруг появились, должны быть зачеркнуты только одной чертой, а над ошибкой пишут правильную информацию. Можно написать ниже правильный текст и приписать «исправлено». Новый вариант заверяют печатью.

Где фиксируется командировочное удостоверение

Кроме самой компании и ее бухгалтерии, которая на основании отчетов выплачивает налоги, вести учет этого документа никто не заинтересован.

В специальном журнале «Учет командировочных удостоверений» записываются:

• данные о лицах, которые были отправлены в командировки;
• должности;
• номера командировочных удостоверений;
• даты выдачи;
• сроки пребывания в командировке (отбыл – прибыл);
• кто подписал удостоверение (должностное лицо);
• подпись самого командировочного.

Таким образом осуществляется учет командировочных.

Простая форма, которая упразднена с 2015 года, иногда бывает необходима. Особых трудностей с заполнением нет, но и халатно относиться к такому документу внутренней отчетности, как командировочное удостоверение, не стоит.

Как оформить командировку в программе 1С – смотрите в этом видео:

Операционная система: Windows
Размер программы (дистрибутива): 1104 Kb
Тип лицензии: FreeWare

Программа подготовки документов и ведения данных по командировкам. Используются формы, утвержденные постановлением № 1 Госкомстата от 05.01.2004 г. Программа позволяет: - готовить данные на командирование; - распечатывать все формы командировочных документов (ф.ф. Т-9, Т-9а, Т-10, Т-10а, АО-1); - распечатывать чистые бланки всех документов по командировкам; - готовить данные авансового отчета по командировке; - формировать журнал учета командировок; - вести данные по затратам на командировки и формировать отчеты в разрезе тем и подразделений за любой интервал дат; - формировать справки по командировкам без отчета и список командировок сотрудника за любой интервал дат; - выполнять резервное копирование (в т.ч. автоматическое) и восстановление базы данных; - обслуживание справочников сотрудников, должностей (профессий), подразделений, населенных пунктов, организаций, целей командирования и учетных тем. Без регистрации программа работает как Demo-версия со следующими ограничениями: 1) Нет возможности изменять срок и даты командирования. 2) При формировании командировок и во всех формах и бланках отображается искаженная информация. В версии 3.1 1) Добавлена возможность печати сразу нескольких выбранных командировок. Это удобно для тех случаев, когда приказы на командирование в организации не выпускаются. 2) Аналогично, можно формировать и распечатывать сразу несколько служебных заданий по выбранным записям. 3) Появилась возможность модифицировать шаблон командировки (форма Т-10), например, разместить на нём логотип фирмы. 4) Есть возможность настройки печати односторонней командировки (некоторые организации печатают командировки на обратной стороне служебного задания). 4) Увеличена разрядность поля «код темы» в справочнике тем до 20 знаков. 5) В авансовый отчет добавлена возможность ввода данных по авансам, остаткам и перерасходу командировочных средств. 6) В настроечной форме размерность поля для ввода кода ОКПО увеличена до 10 знаков.

При добавление программы, в каталог нашего сайта, ссылка на Командировки v 3.1 , проверялась антивирусом, но так как файл находится на сервере разработчика или издателя софта, он может быть изменён, мы рекомендуем перед загрузкой программного обеспечения к себе на компьютер, проверять файлы в режиме On-Line антивирусом - откроется в новом окне и будет проверена!

Вы можете скачать Командировки v 3.1 по ссылке разработчика программы:

Данная публикация программы Командировки v 3.1 является свободно распространяемой версией программного обеспечения.

Если данная программа понравилась, то поделитесь её в соцсетях:

Скачать похожие программы:

Командировка 1.3. Shareware
Командировки 4.1 Shareware
Командировка v1.0 FreeWare

Вы можете оставить своё мнение о программе Командировки v 3.1 или комментарии, а также сообщить о битой ссылке на скачивание.
Если у Вас есть вопрос по работе с программой «Командировки v 3.1 », Вы можете задать его здесь, так как многие авторы программ и издатели отслеживают сообщения на этом сайте!
Все рекламные сообщения не по теме, а также ссылками и телефонами будут удаляться!

Современные средства автоматизации – специальные программные разработки – позволяют существенно сократить время, которое затрачивается на решение тривиальных бизнес-задач. Например, оформление командировки. При наличии удаленного филиала или головного офиса подготовка к командировке сотрудника занимает массу времени. Необходимо заполнить заявку, согласовать ее с руководителем, отправить в службу персонала и получить авансовый платеж на служебные расходы. А после командировки сотрудник вынужден подготовить комплекс документов, отчитаться о расходах и согласовать отчет в бухгалтерии. Целый ряд действий отнимает массу рабочего времени у каждого участника этой цепочки.

Автоматизация оформления командировок, например, с помощью облачного бизнес-приложения , сокращает лишние временные и денежные затраты, предоставляя возможность проделывать всю процедуру в электронном виде. Вместо традиционной схемы процедура согласования способна выглядеть следующим образом:

• формирование заявки с указанием всех значимых параметров;
• подтверждение заявки руководителем в режиме онлайн;
• бронирование билетов и гостиницы в системе;
• заполнение авансового отчета с загрузкой фото чеков и скан-копий всех требуемых документов.

Какие задачи призвана решить автоматизация оформления командировок

Использование централизованной системы позволяет исключить потери бумажных документов и лишние простои. Процесс согласования командировки может затрагивать сотрудников в разных филиалах компании, соответственно, бумажная волокита затягивается. Программные средства управления решают эту и многие другие проблемы:

• сокращается время простоя при согласовании документов, работа в компании производится в соответствии с установленным регламентом;
• осуществляется максимальный контроль над исполнением обязательств и документов;
• обеспечивается прозрачность внутренних бизнес-процессов;
• отлаживается электронный документооборот;
• уменьшается количество оборачиваемых внутри компании бумажных документов.

Всё это в конечном итоге позволяет экономить компаниям до 50% времени и до 40% расходов. Это особенно ощутимо для крупных компаний. Хотите узнать, как компания Шнейдер Электрик сократила временные затраты на командировочный процесс от 5ти дней до 2х? Читайте .

Как работает автоматизация командировки

Сотрудник самостоятельно заполняет заявку в приложении, указывая в ней цель поездки, ее продолжительность и пункт назначения. Руководитель получает уведомление на электронную почту или в виде push-сообщения и рассматривает заявку. Есть ошибки? Заявка возвращается сотруднику на доработку. Если все условия в ней заданы верно, заявка согласуется и отправляется на рассмотрение ответственному за командировки, который оценивает финансовую целесообразность поездки, определяет занятость сотрудника. Ответственное лицо может бронировать билеты на поезд/самолет самостоятельно или же передоверить эту задачу как самому сотруднику, так и утвержденному туристическому агентству, которое также работает в системе. Отметим, что все политики и правила компании соблюдаются автоматически, а назначение и последовательность ролей в бизнес-процессе настраивается в соответствии с потребностями компании.

После того, как этот этап подготовки завершен, приказ на командировку формируется непосредственно в системе и направляется на утверждение главе отдела кадров и главному бухгалтеру. Затем завизировать документ должен уже генеральный директор компании.

После возвращения из командировки сотрудник формирует авансовый отчет. Интеграция системы с другими инструментами отчетности позволяет существенно сэкономить время на этом этапе. Более того, если компания использует приложение Hamilton Командировки, то для отчёта по поездкам очень удобно использовать также и приложение , в которое все данные по командировке подтягиваются автоматически.

Специальные программы принимают различные виды подтверждающих документов, соответствующие файлы хранятся в системе и могут быть истребованы для проверки в любой удобный момент. При это руководитель постоянно имеет возможность контролировать происходящие процессы и анализировать траты.

Результат говорит сам за себя

Внедрение автоматизации командировок имеет следующий итог:

• уменьшаются сроки на согласование документов;
• совершенствуется эффективность планирования командировок;
• сокращаются трудозатраты на оформление документов и организацию командировок;
• разрабатывается инструмент контроля над командировочными расходами;
• контролируется подготовка отчетной документации.

В комплексе программные инструменты работают на повышение эффективности всех происходящих бизнес-процессов, позволяют сократить лишние временные затраты и оптимизировать расходы. Для повышения эффективности работы отделов, филиалов и целых компаний они являются незаменимыми.

Преимущества использования специальных приложений

Разработанные для автоматизации командировок программы становятся эффективным инструментом современного бизнеса. Они максимально удобны и эффективны за счет следующих параметров:

• Мобильность. Использовать их можно где угодно: на смартфоне, планшете или персональном компьютере.
• Самостоятельное или делегированное бронирование. Сотрудник может заказать билеты и жилье самостоятельно или передоверить подготовку опций travel-координатору компании или туристическому агентству.
• Простота доступа к документам. Все выписанные билеты, ваучеры на отели, другие услуги доступны в несколько кликов, так же быстро можно запросить опции по командировке у туристических агентств.
• Согласие с правилами компании. Каждый запрос на командировку автоматически проверяется на соответствие установленному регламенту предприятия.
• Прозрачность документации. Большое количество параметров открывает возможность для развернутого анализа и оптимизации расходов.
• Оперативная подготовка полного пакета документов. Приказ на командировку и другие документы создаются в автоматическом режиме в соответствии с установленными в компании правилами.
• Гибкие возможности для интеграции. Заказы на бронирование билетов и гостиницы, обработка счетов от туристических агентств производятся непосредственно в программе.

Приложения успешно внедряются в существующие в компании системы, могут эффективно использоваться с вместе другими инструментами для контроля и оптимизации расходов, подготовки различных отчетов, планирования бизнес-процессов.