Офис-менеджер осуществляет полный контроль, прием и подсчитывание всего объема документации, а также личных заявлений, которые адресованы директору компании. После проверки и подсчета всех экземпляров данный работник должен отнести их на подпись.

Документационное обеспечение отделения

1. Проставление печати с гербом на всех договорах и приказах.
2. Осуществление работы с разнообразной документацией, которая заключается в подготовке, согласовании проекта. Офис-менеджер должен не только принимать участие в оформлении и дополнении документации, но и доводить до сведения сотрудников ее содержание, расшифровывать непонятные детали и уметь объяснять все аспекты, о которых у людей могут появиться вопросы. Также иногда данный сотрудник должен вести статистику выполнения и эффективности различных нововведений, если этого требует руководство.
3. Полное оформление всей входящей корреспонденции. Офис менеджер взаимодействует с письмами, сообщениями и уведомлениями. Он обязан принять и зарегистрировать информацию в полном объеме, а затем передать адресату. При необходимости он добавляет информацию в отчетную документацию, а в некоторых случаях осуществляет ее сбор и хранение, а также несет ответственность за конфиденциальность и сохранность всей поступившей документации.

Дополнительные обязанности

1. Отправка и гарантия получения документации по электронным и почтовым адресам, а также распоряжение и курирование курьерской доставки.
2. Присутствие на совещаниях с целью записывания или съемки всех происходящих на них событий, а также оформление полученных данных в наилучшем виде, их передача должностным лицам.
3. Оформление по предварительному приказу доверенностей на должностных лиц, разрешающих им получать определенную корреспонденцию или осуществлять другие действия.
4. Осуществление работ по копированию и размножению документации в печатном виде, а также контроль за сохранностью и правильным распределением всех экземпляров.
5. Подготовка проектов и шаблонов писем, если поступает распоряжение генерального директора. Также в обязанности офис-менеджера входит формирование и отправка различных запросов, если это необходимо и существенным образом влияет на деятельность компании.
6. Печать служебных материалов, а также формирование базы данных, ее распределение и расширение новыми подразделами.

Обязанности, схожие с работой секретаря

1. Постоянное нахождение на рабочем месте с целью своевременного приема звонков, записи всех полученных данных или перевода вызова на телефоны тех сотрудников, которым он предназначен.
2. Фиксирование информации, которая направлена лично генеральному директору, ее запись в цельном виде, последующее хранение и передача.
3. Подготовка мероприятий внутри компании по поручению генерального директора. Это касается информирования сотрудников и организации помещений, приобретения необходимых предметов для полноценного проведения совещаний или других аналогичных мероприятий, что определяет должностная инструкция офис-менеджера по продажам.

Важные и неотложные поручения

1. Организаторская деятельность на проектах, посвященных встречам клиентов, гостей или посетителей компании.
2. Заказ билетов для поездок сотрудников, бронирование гостиничных номеров, слежение за протеканием командировок, своевременное реагирование на сообщения о неудобствах в пути или возникающих осложнениях, исправление неполадок, а при необходимости оповещение о проблемах других сотрудников или генерального директора.

Действия внутри офиса

1. Своевременный заказ воды для возможности ее употребления всеми сотрудниками в любом количестве.
2. Каждый квартал следует осуществлять заказ канцелярии. Для этого офис-менеджер проводит опрос сотрудников и осмотр рабочих мест для выявления недостатков в определенных вещах, а впоследствии проводит закупку всех деталей. Это предусматривают должностные инструкции офис-менеджера.
3. Оформление подписки на деловые или научные издания, которые необходимы для развития компании или для конкретных сотрудников, пожелавших получать корреспонденцию на рабочем месте.
4. Прием и оформление заявок на оплату счетов по аренде помещений, а также всех платежных документов, касающихся оплаты коммунальных счетов, что определяет должностная инструкция офис-менеджера с функциями бухгалтера.
5. Организация мер безопасности, касающихся как работы сотрудников, так и соответствующей техники на производстве, контроль за их соблюдением.

Офис-менеджер контролирует работу некоторых сотрудников

В обязанности офис-менеджера входит контроль за деятельностью таких сотрудников:

1. Водителя. При взаимодействии с данным работником офис-менеджер должен принимать и вести учет всех заявок, которые предопределяют необходимость использования машины, а также формировать график и скорость функционирования службы доставки.
2. Курьеров.
3. Уборщицы.

Обязанности офис-менеджера в качестве участника трудового коллектива

1. Выполнять предназначенные для него обязанности добросовестно, не отступать от внутреннего распорядка коллектива, норм трудового права, а также морально-этических принципов. Это определяют должностные инструкции офис-менеджера.
2. Соблюдать трудовую дисциплину и все предписания, которые составлены и озвучены руководством компании.
3. Своевременно и неукоснительно соблюдать все поступающие распоряжения от администрации и руководителя, который постоянно оформляет и доносит до офис-менеджера список его обязанностей и необходимые действия на каждый день, что предусматривает должностная инструкция офис-менеджера отдела продаж.
4. Использовать все отведенное на работу время для добросовестного труда, не отступая от собственных обязанностей.
5. Выполнять все задания в установленные сроки и с надлежащим качеством. Часто помимо осуществления трудовой деятельности офис-менеджер вынужден заниматься составлением отчетной документации, поэтому необходимо всегда вести учет выполненных дел и записывать их в установленном порядке, что предписывает должностная инструкция офис-менеджера с функциями кадровика.

Важные обязанности

1. Заниматься уборкой в целях сохранности собственного рабочего места в чистоте и порядке. Также офис-менеджер ведет контроль за своевременной уборкой служебных помещений. Он вынужден контролировать соблюдение порядка хранения отчетной и проектной документации, при необходимости самостоятельно систематизировать все материалы. Это предопределяют должностные инструкции офис-менеджера.
2. Аккуратно и эффективно применять предоставленную оргтехнику, компьютеры, любые другие устройства. направляя их работу только на цели компании, не осуществляя личные дела через технику, которая предоставлена компанией. Так поступать предписывает должностная инструкция секретаря офис-менеджера.
3. Экономно и с пользой расходовать предоставленные материалы и другие ресурсы, применять их только для пользы фирмы и достижения высоких результатов от собственной трудовой деятельности и работы других сотрудников предприятия. Должностная инструкция офис-менеджера, образец которой показывает все предписания по работе данного сотрудника, подтверждает, что он должен не просто работать, но и приносить максимальную пользу компании.
4. Соблюдать и следить за выполнением норм и предписаний по охране труда, обеспечению безопасности на рабочем месте для каждого сотрудника, что определяет должностная инструкция офис-менеджера с функциями секретаря.
5. Не применять для осуществления публицистических или научных публикаций, выступлений сведения, которые получены в силу служебного положения, пи просмотре документов, являющихся собственностью компании. Нельзя использовать информацию, разглашение которой может повлечь за собой материальный ущерб для компании или испортить ее репутацию. Это предусматривают должностные инструкции офис-менеджера.

Права

1. Получать информацию, а также конфиденциальные данные для необходимых действий в рамках служебных полномочий и при руководстве начальства.
2. Требовать от различных сотрудников доработки или переделки документов, которые были оформлены с ошибками, содержат неверную информацию.
3. Осуществлять контроль и подтверждение документов в рамках собственной компетенции и назначенных руководителями полномочий.
4. Представлять начальству требования об улучшении условий для самостоятельной работы, а также трудовой деятельности других сотрудников. Офис-менеджер может вносить предложения не только по поводу деятельности конкретного работника или отдела, но и касательно работы всей компании.
5. Требовать предоставления надлежащих условий для обеспечения сохранности всех документов и возможности гарантировать конфиденциальность информации и осуществляемых действий, если их необходимо скрыть от конкурентов.
6. Принимать решения по поводу деятельности определенных людей в компании в рамках собственной компетенции и вверенных полномочий.
7. Распределять финансовые или должностные поощрения, а также применять наказания к тем сотрудникам, которые подчиняются офис-менеджеру. Для осуществления данных действий необходимо предварительное разрешение генерального директора.

Офис-менеджер обязан четко и правильно выполнять свои обязанности, осуществлять деятельность на благо компании. Всю работу он делает для того, чтобы систематизировать и упростить деятельность других сотрудников, а также донести до сведения генерального директора или его заместителя успехи или ошибки в работе других сотрудников.

УТВЕРЖДАЮ

(наименование организации, пред- ________________________

приятия и т.п., его организационно- (директор или иное долж-

правовая форма) ностное лицо, уполномо-

ченное утверждать долж-

ностную инструкцию)

» » ____________ 20__г.

Должностная инструкция

офис-менеджера

______________________________________________

(наименование организации, предприятия и т.п.)

основании _______________________________________________________________

(устава, положения, приказа о структуре предприятия и т.п.)

в соответствии с Трудовым кодексом РФ, иными нормативными актами,

Российской Федерации, регулирующими трудовые отношения.

1. Общие положения

подчиняется непосредственно .

1.2. На должность офис-менеджера назначается лицо, имеющее высшее

профессиональное образование, без предъявления требований к стажу работы,

или среднее профессиональное образование и стаж работы не менее 2-х лет

по специальности или по смежным специальностям (секретарь ,

1.3. Назначение на должность и освобождение от нее производится

приказом генерального директора по представлению руководителя службы по

работе с персоналом.

1.4. В своей деятельности офис-менеджер руководствуется:

— действующим законодательством РФ;

— Уставом предприятия;

— Положением о функциональных службах предприятия;

— правилами трудового распорядка;

— приказами, распоряжениями, указаниями руководства предприятия;

— нормативно-методическими материалами;

— настоящей должностной инструкцией.

1.5. Офис-менеджер должен знать:

— структуру организации, направления ее деятельности, распределение

обязанностей между заместителями руководителя, функции и направления

деятельности структурных подразделений предприятия, основные

организации-партнеры и их руководителей;

— организацию делопроизводства, схемы документооборота;

— порядок прохождения и порядок контроля за прохождением служебных

документов;

— государственные стандарты по оформлению управленческих,

организационно-распорядительных документов;

— инструкцию по делопроизводству, систему первичного кадрового

— правила эксплуатации организационной и вычислительной техники;

2.10. По поручению генерального директора ведет кадровый учет,

оформляет прием и увольнение, отпуска, больничные работников офиса.

2.11. Участвует в совещаниях, созываемых генеральным директором,

организует их техническое обслуживание.

и распоряжений.

2.13. Своевременно пополняет необходимые офису запасы канцелярских

принадлежностей и расходных материалов.

2.14. Выполняет отдельные (разовые) поручения генерального

директора, связанные с деятельностью фирмы.

2.15. Офис-менеджер, выполняя возложенные на него функции, обязан:

— сохранять конфиденциальность информации;

— своевременно выполнять распоряжения руководства;

— соблюдать правила и сроки подготовки документов;

— обеспечивать сохранность документов;

— соблюдать правила и нормы делового общения, служебную

субординацию, придерживаться корректного и доброжелательного стиля

общения с коллегами и клиентами.

Офис-менеджер имеет право:

3.1. Обращаться к руководителям подразделений предприятия за

информацией по подготовке, исполнению документов.

3.2. Требовать от исполнителей доработки документов, если они

подготовлены с нарушением установленных норм, правил, стандартов.

3.3. Самостоятельно решать вопросы, связанные с незапланированными

посещениями клиентов, партнеров, иных посетителей офиса, телефонными

звонками.

3.4. Вносить предложения, направленные на оптимизацию

документооборота и делопроизводства.

3.5. Требовать соблюдения своих трудовых прав и обязанностей,

установленных трудовым договором и законодательством РФ.

4. Ответственность

4.1. Нарушение действующего законодательства РФ при подготовке

4.3. Неиспользование предоставленных прав, нарушение служебной

субординации, некачественное, несвоевременное исполнение обязанностей.

4.4. Нарушение правил трудового распорядка, производственной

дисциплины.

4.5. Необеспечение сохранности документов и вверенных материальных

ценностей.

4.6. Неправомерное использование предоставленных прав,

генерального директора.

С инструкцией ознакомлен:

» » ________________ 200__г.

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ ОФИС МЕНЕДЖЕРА

УТВЕРЖДАЮ

___________________________________ (Фамилия, инициалы)
(наименование организации, пред- ________________________
приятия и т.п., его организационно- (директор или иное долж-
правовая форма) ностное лицо, уполномо-
ченное утверждать долж-
ностную инструкцию)

» » ____________ 20__г.

Должностная инструкция
офис-менеджера
______________________________________________
(наименование организации, предприятия и т.п.)

» » ____________ 20__г. N__________

Настоящая должностная инструкция разработана и утверждена на
основании _______________________________________________________________
(устава, положения, приказа о структуре предприятия и т.п.)
в соответствии с Трудовым кодексом РФ, иными нормативными актами,
Российской Федерации, регулирующими трудовые отношения.

1. Общие положения

1.1. Офис-менеджер относится к категории специалистов предприятия,
подчиняется непосредственно генеральному директору.
1.2. На должность офис-менеджера назначается лицо, имеющее высшее
профессиональное образование, без предъявления требований к стажу работы,
или среднее профессиональное образование и стаж работы не менее 2-х лет
по специальности или по смежным специальностям (секретарь,
делопроизводитель, инспектор, референт и т.п.).
1.3. Назначение на должность и освобождение от нее производится
приказом генерального директора по представлению руководителя службы по
работе с персоналом.
1.4. В своей деятельности офис-менеджер руководствуется:
— действующим законодательством РФ;
— Уставом предприятия;
— Положением о функциональных службах предприятия;
— правилами трудового распорядка;
— приказами, распоряжениями, указаниями руководства предприятия;
— нормативно-методическими материалами;

1.5. Офис-менеджер должен знать:
— структуру организации, направления ее деятельности, распределение
обязанностей между заместителями руководителя, функции и направления
деятельности структурных подразделений предприятия, основные
организации-партнеры и их руководителей;
— организацию делопроизводства, схемы документооборота;
— порядок прохождения и порядок контроля за прохождением служебных
документов;
— государственные стандарты по оформлению управленческих,
организационно-распорядительных документов;
— инструкцию по делопроизводству, систему первичного кадрового
учета;
— правила эксплуатации организационной и вычислительной техники;
— деловой этикет, правила делового общения, служебную субординацию,
правила ведения телефонных переговоров;
— правила и нормы охраны труда, техники безопасности,
производственной санитарии и противопожарной защиты;
— _________________________________________________________________.
1.6. Офис-менеджер должен уметь:
— составлять деловые письма, проекты приказов, распорядительных
документов, вести протоколы, вести кадровый учет рабочего времени;
— редактировать тексты, выполнять корректорскую правку;
— вести деловые переговоры;
— пользоваться средствами связи, возможностями интернета,
организационной, множительной техникой;
— работать на компьютере в среде WINDOWS, WORD, EXCEL, COTUS;
1.7. Во время отсутствия офис-менеджера его замещает _______________
или другое должностное лицо, назначенное генеральным директором.

2. Основные обязанности

2.1. Ежедневно в установленные сроки получает и просматривает
документы, проводит их регистрацию, направляет исполнителям; выбирает
документы, требующие немедленного рассмотрения, докладывает о них
генеральному директору, представляя проекты резолюций.
2.2. Ведет оперативный учет прохождения документов и ежедневно
контролирует сроки исполнения документов и устных поручений генерального
директора руководителями структурных подразделений.
2.3. Готовит по поручению генерального директора проекты документов,
обеспечивает согласование проектов с руководителями подразделений;
готовит и оформляет управленческо-распорядительные документы.
2.4. Осуществляет и контролирует документооборот между офисом и
подразделениями. По поручению генерального директора осуществляет
документооборот между предприятием (офисом) и другими организациями,
органами, учреждениями (налоговая служба, пожарная инспекция и т.п.).
При возникновении вопросов, требующих решения, незамедлительно
сообщает генеральному директору.
2.5. Ведет делопроизводство, обеспечивает сохранность документации,
формирует дела и передает их на архивное хранение, готовит к уничтожению.
2.6. Производит регистрацию и ведет учет договоров. По поручению
генерального директора готовит справки по исполнению договоров.
2.7. В отсутствие менеджеров ведет прием клиентов в офисе с
последующей передачей дела непосредственным исполнителям, менеджерам.
2.8. Ведет учет, выписывает доверенности, принимает отчеты
доверенных лиц.
2.9. Ежедневно ведет табель учета рабочего времени работников офиса
или лиц, определенных распоряжением руководителя, оформляет
командировочные документы.
2.10. По поручению генерального директора ведет кадровый учет,
оформляет прием и увольнение, отпуска, больничные работников офиса.
2.11. Участвует в совещаниях, созываемых генеральным директором,
организует их техническое обслуживание.
2.12. Обеспечивает рассылку, ознакомление, учет и хранение приказов
и распоряжений.
2.13. Своевременно пополняет необходимые офису запасы канцелярских
принадлежностей и расходных материалов.
2.14. Выполняет отдельные (разовые) поручения генерального
директора, связанные с деятельностью фирмы.
2.15. Офис-менеджер, выполняя возложенные на него функции, обязан:
— сохранять конфиденциальность информации;
— своевременно выполнять распоряжения руководства;
— соблюдать правила и сроки подготовки документов;
— обеспечивать сохранность документов;
— соблюдать правила и нормы делового общения, служебную
субординацию, придерживаться корректного и доброжелательного стиля
общения с коллегами и клиентами.

Офис-менеджер имеет право:
3.1. Обращаться к руководителям подразделений предприятия за
информацией по подготовке, исполнению документов.
3.2. Требовать от исполнителей доработки документов, если они
подготовлены с нарушением установленных норм, правил, стандартов.
3.3. Самостоятельно решать вопросы, связанные с незапланированными
посещениями клиентов, партнеров, иных посетителей офиса, телефонными
звонками.
3.4. Вносить предложения, направленные на оптимизацию
документооборота и делопроизводства.
3.5. Требовать соблюдения своих трудовых прав и обязанностей,
установленных трудовым договором и законодательством РФ.

4. Ответственность

Офис-менеджер несет персональную ответственность за:
4.1. Нарушение действующего законодательства РФ при подготовке
документов.
4.2. Сохранение конфиденциальности информации.
4.3. Неиспользование предоставленных прав, нарушение служебной
субординации, некачественное, несвоевременное исполнение обязанностей.
4.4. Нарушение правил трудового распорядка, производственной
дисциплины.
4.5. Необеспечение сохранности документов и вверенных материальных
ценностей.
4.6. Неправомерное использование предоставленных прав, использование
коммерческой информации в личных целях.

Должностная инструкция может быть изменена, дополнена приказом
генерального директора.

С инструкцией ознакомлен:

___________________ /_________________/

» » ________________ 200__г.

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ ОФИС МЕНЕДЖЕРА

Генеральный директор
Фамилия И.О. ________________
«________»_____________ ____ г.

1. Общие положения

1.1. Офис-менеджер относится к категории специалистов.
1.2. Офис-менеджер назначается на должность и освобождается от нее приказом генерального директора компании.
1.3. Офис-менеджер подчиняется непосредственно генеральному директору.
1.4. Офис-менеджеру подчиняются , и .
1.5. На время отсутствия офис-менеджера его права и обязанности переходят к другому должностному лицу, о чем объявляется в приказе по организации.
1.6. На должность офис-менеджера назначается лицо, отвечающее следующим требованиям: образование - высшее, неполное высшее или среднее специальное, стаж аналогичной работы от года, знание офисной техники (факс, копир, сканер, принтер), программ Microsoft Office (Word, Excel), делопроизводства.
1.7. Офис-менеджер руководствуется в своей деятельности:
— законодательными актами РФ;
— Уставом компании, Правилами внутреннего трудового распорядка, другими нормативными актами компании;
— приказами и распоряжениями руководства;
— настоящей должностной инструкцией.

2. Должностные обязанности офис-менеджера

Офис-менеджер выполняет следующие должностные обязанности:
2.1. Отвечает на телефонные звонки, фиксирует и передает служебную информацию генеральному директору и сотрудникам компании.
2.2. Обеспечивает документооборот компании: входящая и исходящая корреспонденция, регистрация, учет, хранение, архивирование документов.
2.3. По выполняет копировально-множительные работы.
2.4. По поручению генерального директора готовит проекты писем, запросов и других документов, касающихся деятельности компании.
2.5. По поручению генерального директора печатает служебные материалы и ведет базу данных.
2.6. Готовит совещания и заседания, проводимые генеральным директором (материально-техническое обеспечение, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня).
2.7. Организует командировки сотрудников: заказывает авиа- и железнодорожные билеты, бронирует гостиницы.
2.8. Организует обеспечение офиса канцтоварами, расходными материалами и иными товарно-материальными ценностями, необходимыми для работы офиса. Организует их приемку, учет, хранение и выдачу.
2.9. Осуществляет контроль за надлежащим состоянием офисного оборудования, коммуникаций; при выявлении неисправностей офисной оргтехники и иного оборудования вызывает специалистов для проведения ремонтных работ и иных видов технического обслуживания.
2.9. Координирует и контролирует работу водителя: (прием заявок на машину и разработка графика использования автотранспорта компании); курьера (прием заявок и разработка графика); уборщицы.

3. Права офис-менеджера

Офис-менеджер имеет право:
3.1. Получать информацию, в том числе и конфиденциальную, в объеме, необходимом для решения поставленных задач.
3.2. Визировать документы управленческой деятельности в рамках своей компетенции.
3.3. Представлять руководству предложения по совершенствованию своей работы и работы компании.
3.4. Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в результате деятельности компании.
3.5. Принимать решения в пределах своей компетенции.
3.6. Применять поощрения и налагать взыскания на сотрудников, находящихся у офис-менеджера в подчинении, после согласования с генеральным директором.

4. Ответственность офис-менеджера

Офис-менеджер несет ответственность:
4.1. За невыполнение и/или несвоевременное, халатное выполнение своих должностных обязанностей.
4.2. За несоблюдение действующих инструкций, приказов и распоряжений по сохранению коммерческой тайны и конфиденциальной информации.
4.3. За нарушение правил внутреннего трудового распорядка, трудовой дисциплины, правил техники безопасности и противопожарной безопасности.

Хотите разработать должностную инструкцию для офис-менеджера? Не уверены, какие права и обязанности туда включить? Узнайте, как правильно оформить этот документ.

Из статьи вы узнаете:

Должностная инструкция - это главный организационный документ, который дает возможность работодателю разграничить права и обязанности между сотрудниками, а также наладить взаимосвязи отдельных должностей. Она определяет функции, права, обязанности и круг ответственности для работника, занимающего определенную должность.

Данный локальный нормативный акт позволяет:

• увеличить скорость и повысить надежность выполнения задач;
• распределить функциональные обязанности подчиненных;
• устранить ;
• определить функциональные связи сотрудника;
• конкретизировать его права;
• повысить ответственность персонала;
• организовать равномерную загрузку;
• сделать моральное и материальное стимулирование более эффективным;

Должностная инструкция офис-менеджера: где взять типовой образец

При разработке должностной инструкции офис менеджера поиск образца данного документа может вызвать ряд затруднений. Дело в том, что законодательство не содержит единых требований к ее структуре и содержанию. Более того, работодатель не обязан составлять такие акты для всех категорий сотрудников.

Для составления должностной инструкции офис-менеджера можно воспользоваться . Но и в этом случае работодатель имеет право уточнить требования с учетом специфики компании, особенностей труда и управления. Допускается также уточнение и частичное изменение перечня работ, свойственных определенной должности в конкретных условиях. Работодатель сам определяет структуру и содержание нормативного акта, учитывая при этом требования трудового законодательства.

Таким образом, исходными данными для разработки документа можно считать:

1. организационную структуру предприятия;
2. классификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих;
3. положения о структурных подразделениях;
4. классификатор функций управления;
5. нормативы управленческого труда;
6. результаты экспертных опросов служащих;

Согласно Общероссийскому классификатору управленческой документации, должностная инструкция относится к классу унифицированной системы организационно-распорядительной документации. В процессе ее оформления необходимо учитывать требования ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации». Получается, что образец должностной инструкции офис-менеджера - это общепринятая в делопроизводстве форма, содержание которой может варьироваться в зависимости от потребностей компании.

Должностная инструкция офис менеджера : общие положения

Первый раздел должностной инструкции секретаря офис-менеджера называется «Общие положения» и содержит сведения об этой должности с учетом специфики компании-работодателя. В нем указывают:

Должностная инструкция офис-менеджера с функциями секретаря : обязанности сотрудника

Второй раздел нормативного акта включает перечень должностных обязанностей сотрудника, занимающего позицию офис-менеджера. Описываются виды работы, операции, составляющие трудовую функцию, и сроки их выполнения. Поскольку данный акт в общем случае не является обязательным документом, функции и обязанности работника можно прописать и в трудовом договоре.

Обязанности офис-менеджера можно условно разделить на 5 групп:

Управленческие - планирование работы офиса, руководство персоналом, участие в построении организационной культуры;

Административные - организация делопроизводства, поддержание взаимосвязей между отделами, зонирование офиса;

Хозяйственные - закупка оргтехники и канцелярии, взаимодействие с поставщиками;

Контрольные - инвентаризации и ревизии, аттестация персонала;

Отчетные - ведение внутренней отчетности, подготовка отчетов для руководства;

В должностной инструкция офис менеджера с функциями секретаря должны быть закреплены обязанности, связанные с курированием звонков и переписки, оформлением и размножением документации, подготовкой совещаний.

В данный раздел среди прочих вносят задачи офис-менеджера в качестве члена коллектива. К ним относятся:

• добросовестное выполнение трудовых обязанностей;
• соблюдение трудовой дисциплины;
• поддержание чистоты и порядка на рабочем месте;
• эффективное использование материальных ресурсов компании;
• следование нормативным актам по охране труда и пожарной безопасности;
• соблюдение коммерческой тайны;

Есть ли отличия в должностных инструкциях офис-менеджеров с разными функциями

Функции офис-менеджера могут отличаться по своему составу в зависимости от специфики компании, особенностей ее организационной структуры и текущих потребностей. Ввиду того что законом не предусмотрена унифицированная форма должностной инструкции офис-менеджера 2017 года, работодатель имеет право самостоятельно определять обязанности и функционал специалиста в данной должности в конкретной компании.

По усмотрению руководства инструкция может быть расширена и дополнена необходимыми для нормального функционирования офиса обязанностями. Так, например в должностной инструкция офис-менеджера с функциями секретаря могут быть определены не только управленческие, но и хозяйственные функции. К обязанностям данного специалиста прежде всего относится обеспечение документооборота. Следовательно, он может заниматься работой с корреспонденцией, формированием дел, подготовкой и . В некоторых компаниях для выполнения этих задач выделяют отдельного делопроизводителя. Однако в большинстве случаев эти задачи поручают офис-менеджеру

Должностная инструкция офис-менеджера с функциями кадровика

Профессия офис-менеджера часто подразумевает совмещение разноплановых обязанностей. Специалист в этой должности должен успешно справляться с задачами секретаря, завхоза, администратора, делопроизводителя. Все дополнительные обязательства должны быть закреплены в трудовом договоре и локальных нормативных актах работодателя. Так, например, в должностной инструкции офис менеджера с функциями кадровика можно встретить следующие обязанности:

• Ведение первичного кадрового документооборота;
• Ознакомление новых работников с нормативными актами компании;
• Оформление и подписание трудовых соглашений, приказов о приеме на работу, личных карточек;
• Ведение журналов движения трудовых книжек;
• Составление ;
• Ведение табеля учета рабочего времени;

Более того, по соглашению с работодателем может быть предусмотрено выполнение офис-менеджером функций специалиста по кадрам во время его отсутствия.

Должностная инструкция офис-менеджера отдела продаж

Офис-менеджер отдела продаж в большинстве случаев напрямую связан с торговлей. В случае, если работодателю требуется кандидат, который сможет совмещать функции секретаря, администратора и менеджера по продажам, он может потребовать от кандидатов стажа в сфере реализации и навыков работы с клиентами.

Так в должностной инструкции офис менеджера отдела продаж можно встретить такие обязанности:

• Прием и обработка заказов клиентов;
• Информирование клиентов об изменениях в ценовой политике или ассортименте;
• Поиск новых клиентов;
• Анализ потребностей целевой аудитории;
• Ведение отчетности по сбыту;
• Участие в рабочих совещаниях;

Какие права офис менеджера закрепить в должностной инструкции

Последние разделы нормативного акта закрепляют права и обязанности офис-менеджера.

Раздел «Права» содержит перечень прав офис-менеджера, необходимых ему для выполнения обязанностей. В нем регламентируются права сотрудника: на , на получение информации, на выполнение определенных действий и распоряжений, на утверждение и визирование различной документации.

Как правило, офис-менеджер имеет право на самостоятельные действия и визирование документов в рамках своей компетенции, не выполнять своих обязанностей при возникновении опасности для здоровья или жизни, получать необходимую для работы информацию и требовать создания условий для сохранности документов и ценностей, информировать руководителя о недостатках в организации и предлагать пути совершенствования деятельности компании.

Раздел «Ответственность» регламентирует ответственность офис-менеджера за несоблюдение требований локальных нормативных актов работодателя, результаты и последствия собственной деятельности, неприятие действий, включенных в его обязанности.

Любая крупная компания требует наличие специалиста, который способен обеспечить деятельность офиса. Таким работником является офис-менеджер. Кто это, какие обязанности ему поручены и какие права он имеет, рассмотрено далее.

Кто такой офис-менеджер

Офис-менеджер (главный администратор офиса, референт, помощник управленца) – сотрудник компании, обеспечивающий бесперебойную деятельность и функционирование офиса. Данная профессия требует чрезвычайной организованности, сконцентрированности и ответственности.

Офис-менеджер находится в подчинении непосредственно у генерального директора предприятия/фирмы/компании. Исходя из этого, принятие на работу и освобождение от нее осуществляется лишь согласно приказу генерального директора.

На эту должность назначается специалист, получивший, как минимум, полное среднее образование. Однако, более желаемым будет наличие высшего образование и опыта работы.

Офис-менеджер представляет собой связующий компонент во взаимодействии начальства с персоналом, работающим в офисе. По запросу руководства он подготавливает доклад о состоянии дел в офисе и внутреннем функционировании организации/компании/корпорации, и не только.

Разграничение специальностей «Офис-менеджер» и «Секретарь»

Некоторые воспринимают профессии «Офис-менеджер» и « » как взаимозаменяемые. Однако, это не верно. Должность офис-менеджера более всеобъемлющая и многофункциональная, чем должность секретаря, поскольку предусматривает более широкий спектр выполняемых задач для обеспечения работоспособности организации, при этом в зависимости от сферы деятельности работодателя должностные обязанности офис-менеджера могут значительно изменяться в отличие от секретаря.

По сути, офис-менеджер является более высокой ступенью карьерной лестницы. Это обуславливает больший спектр обязанностей, более высокую заработную плату и повышенные требования к кандидатуре принимаемого на работу сотрудника.

В различных компаниях, корпорациях, крупных холдингах именно на офис-менеджера возлагается обязанность следить за работой секретарей и координировать ее.

В некоторых организациях, в которых не предусмотрена должность кадрового специалиста, офис-менеджер также занимается подбором персонала, размещением информации о старте конкурса на ту или иную должность, рассмотрением и изучением резюме будущего сотрудника и даже обучением новых кадров.

Место работы и средняя заработная плата офис-менеджера

Чем крупнее компания, тем шире и разнообразнее спектр офисных задач, с которыми приходится ежедневно сталкиваться работникам. Поэтому никакие компании, корпорации, фирмы, предприятия, организации, холдинги не смогут обойтись без офис-менеджера, являющегося координатором всей офисной деятельности. В связи с этим, офис-менеджер является очень востребованной и значимой профессией для успешного функционирования и оптимизации всех офисных процессов в офисе любом бизнес-объекте.

Очень крупные компании могут иметь в штате своих сотрудников не одного, а сразу нескольких офис-менеджеров, каждый из которых будет закреплен за соответствующим отделом или подразделением.

Несмотря на довольно высокий спрос, конкуренция на должность офис-менеджера также довольно высока. По России она составляет примерно 6 человек на одно место.

Заработная плата начинающего офис-менеджера составляет:

• в Москве – 15-22 тыс. рублей;
• в Санкт-Петербурге – 11-16 тыс. рублей;
• в Екатеринбурге – 8-13 тыс. рублей;
• в Новосибирске – 7-12 тыс. рублей.

Специалисты среднего уровня, уже получившие опыт работы и проявившие свои организаторские навыки, могут претендовать на заработную плату в Москве до 30 тыс. рублей, в городе на Неве – до 23 тыс. рублей, в Екатеринбурге – до 20 тыс. рублей, в Новосибирске – до 18 тыс. рублей.

Размер оплаты труда высококлассных профессионалов еще выше. Так, в Москве она может достигать 60 тыс. рублей, в Санкт-Петербурге – 45 тыс. рублей, в Екатеринбурге – 35 тыс. рублей, в Новосибирске – 30 тыс. рублей.

Личные качества, требуемые офис-менеджеру при трудоустройстве

У каждого руководителя свои требования к будущему сотруднику его компании. Однако, существует обобщенный список качеств, обладателям которых будет отдано бесспорное первоочередное предпочтение при трудоустройстве на должность офис-менеджера. Вот лишь небольшой их перечень:

Необходимые профессиональные знания для работы офис-менеджером

Для профессионального выполнения своей работы офис-менеджер должен обладать следующими необходимыми знаниями:

• Знать порядок заключения и расторжения договоров;
• Владеть основами оформления офисной документации;
• Знать основы бухгалтерского учета, всех основных компьютерных программ, необходимых для работы в офисе (Программное обеспечение MS Office: MS Word, MS EXEL, MS PowerPoint, Базы данных), а также принципы работы с электронной почтой и факсом;
• Являться уверенным пользователем персонального компьютера и интернета;
• Обладать навыками скоростного набора текста;
• Уместно использовать нормы делового протокола и этикета;
• Следовать нормам охраны труда, правилам противопожарной безопасности, санитарным стандартам;
• Обладать знаниями по подбору и управлению персоналом;
• Использовать основы психологии и профессиональной этики при работе с персоналом;
• Знать правила пользования и эксплуатации офисной оргтехники;
• Применять мотивирующие приемы методы при взаимодействии с сотрудниками офиса;
• Иметь представление о методах планирования в разработке офисной деятельности;
• Уметь быстро принимать решения в критических ситуациях и быть способным нести всецелую ответственность за результаты принятых решений

Должностные обязанности офис-менеджера

В непосредственные обязанности офис-менеджера входит:

• Закупать все необходимые канцтовары, оборудование и все расходные материалы для нормального функционирования работы в офисе;
• Контролировать исправность и работоспособность всей офисной техники, включая компьютеры, принтеры, факсы, другое офисное оборудование. При возникновении поломок вызывать мастера для устранения возникших неисправностей;
• Систематически регистрировать поступающую в офис корреспонденцию, передавать ее в структурные подразделения для дальнейшей обработки и подготовки ответов;
• Не реже двух раз в день проверять электронную почту офиса;
• Подготавливать рабочее место руководителя перед началом трудового дня. Обеспечивать его всеми необходимыми канцелярскими принадлежностями и исправной оргтехникой;
• Сортировать и распределять документацию по соответствующим отделам;
• Отслеживать и вести учет входящих звонков;
• Организовывать прием посетителей, клиентов и партнеров. Соблюдать установленную в компании политику общения с посетителями, клиентами и партнерами;
• Подготавливать совещания, собрания и деловые встречи. Обеспечивать всеми необходимыми раздаточными материалами и канцелярскими принадлежностями проведение переговоров, совещаний, встреч, презентаций и других мероприятий компании. Вести протокол проведения мероприятий, следить за документальным фиксированием хода переговоров, анализировать результаты проведенных встреч и совещаний;
• Четко и своевременно исполнять приказы высшего руководства;
• Соблюдать положения должностной инструкции;
• Следить за отчетной документацией компании, заниматься подготовкой передачи документации в архив, следить за документооборотом офиса;
• Разрабатывать материалы, необходимые для устранения проблем и решения текущих задач компании;
• Подготавливать офис перед началом рабочего дня;
• Контролировать основные показатели санитарных норм (освещение, вентиляция помещения, поддерживаемая в офисе температура);
• Следить за работой секретарей, водителей, уборщиц, курьеров и всех членов персонала, находящихся в его непосредственном подчинении;
• Прописывать смету и вести учет всех необходимых затрат для бесперебойной деятельности работников офиса, обеспечивать их канцелярией и расходными материалами;
• Вести учет отработанных сотрудниками офиса часов с целью передачи этих данных в бухгалтерию для начисления им заработной платы;
• , вести базу данных по нарушению сотрудниками трудовой дисциплины и установленного дресс-кода;
• Вести деловую переписку с клиентами и партнерами компании с учетом всех норм делового протокола и этикета;
• Помогать в устранении любого рода конфликтов, неприязней, проблем и противоречий, возникающих у сотрудников офиса;
• Координировать окончание рабочего дня в офисе, следить за отключением всей офисной техники, системы освещения, кондиционеров;
• Принимать документы, заявления и обращения для их последующего рассмотрения и подписания руководителем компании/предприятия/корпорации/холдинга/ организации;
• Доводить до сведения руководителя всю важную полученную информацию;
• Оформлять приказы высшего руководства и немедленно распространять их среди персонала для ознакомления.

Помимо всего прочего, офис-менеджер обязан следовать правилам внутреннего трудового распорядка своей компании, ее Уставу и нормативно-правовым актам. При исполнении своих полномочий офис-менеджеру необходимо придерживаться законодательства Российской Федерации, а также отечественного гражданского и трудового права.

Во время отсутствия офис-менеджера все его должностные обязанности возлагаются на другое уполномоченное лицо, заранее согласованное и утвержденное в приказе генерального директора.

Права офис-менеджера

Помимо обязанностей, офис-менеджер обладает также и правами, среди которых можно отметить:

Ответственность офис-менеджера

Офис-менеджер несет ответственность при следующих обстоятельствах:

• Ненадлежащее исполнение своих обязательств, закрепленных трудовым законодательством Российской Федерации и внутренними нормативно-правовыми актами компании;
• Игнорирование положений Конституции Российской Федерации, а также норм административного, гражданского и уголовного законодательства Российской Федерации;
• Причинение материального вреда компании согласно действующему трудовому, гражданскому и административному законодательству Российской Федерации;
• Несанкционированное использование материальных средств и имущества компании, противоречащее интересам хозяйствующего субъекта и его руководства;
• Неправомерное использование личной информации и конфиденциальных сведений о сотрудниках и высшем руководстве компании, разглашение интересов и коммерческих тайн корпорации;
• Грубое нарушение правил делового протокола и этикета;
• Нарушение норм внутреннего трудового Устава и распорядка компании;
• Нарушение правил пожарной безопасности;
• Несоблюдение техники безопасности;
• Предоставление ложной информации в угоду личной выгоде.

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность офис-менеджера [наименование организации в родительном падеже] (далее - Общество).

1.2. Офис-менеджер назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом руководителя Общества.

1.3. Офис-менеджер относится к категории руководителей и имеет в подчинении:

Секретаря ресепшн;

Делопроизводителя;

Уборщицу.

1.4. Офис-менеджер подчиняется непосредственно [наименование должности непосредственного руководителя в дательном падеже] Общества.

1.5. На должность офис-менеджера назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или начальное профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 2 лет.

1.6. Офис-менеджер отвечает за:

Надлежащую организацию работы по обеспечению взаимодействия между подразделениями Общества;

Исполнительскую и трудовую дисциплину сотрудников аппарата управления;

Сохранность информации (документов), содержащей сведения, составляющие коммерческую тайну Общества, иные конфиденциальные сведения, включая персональные данные сотрудников Общества;

Обеспечение безопасных условий труда, поддержание порядка, выполнение правил пожарной безопасности в помещениях аппарата управления.

1.7. В практической деятельности офис-менеджер должен руководствоваться:

Законодательством, нормативно-правовыми актами, а также локальными актами и организационно-распорядительными документами Общества, регламентирующими работу по организации управления и деятельность аппарата управления;

Правилами внутреннего трудового распорядка;

Правилами охраны труда и техники безопасности, обеспечения производственной санитарии и противопожарной защиты;

Указаниями, приказаниями, решениями и поручениями руководителя Общества;

Настоящей должностной инструкцией.

1.8. Офис-менеджер должен знать:

Законодательство, нормативно-правовые акты по профилю деятельности Общества;

Организационную структуру общества, систему управления и порядок ее функционирования, ее профиль и специализацию, а также цель и стратегию развития;

Текущие и перспективные потребности общества в основных видах ресурсов, необходимых для обеспечения ее повседневной деятельности;

Задачи аппарата управления по обеспечению потребностей общества, ее возможности по решению указанных задач;

Методы комплексного анализа состояния дел в обществе, принципы антикризисного управления;

Современные теории менеджмента;

Передовой отечественный и зарубежный опыт менеджмента;

Состав и структуру управленческой документации общества;

Менеджмент (в объеме, требуемом для эффективного руководства аппаратом управления), деловой этикет, правила ведения деловой переписки по основным вопросам повседневной деятельности общества;

Средства вычислительной техники, коммуникации и связи;

Правила и нормы охраны труда.

1.9. В период временного отсутствия офис-менеджера его обязанности возлагаются на [наименование должности заместителя].

2. ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

Офис-менеджер обязан осуществлять следующие трудовые функции:

2.1. Возглавлять работу по обеспечению взаимодействия между подразделениями Общества, аппарат управления и уверенно руководить его деятельностью.

2.2. Создавать оптимальные условия для своевременного и качественного выполнения аппаратом управления возлагаемых на него повседневных задач в строгом соответствии с утвержденным порядком (регламентом) работы, схемой организационного взаимодействия.

2.3. Участвовать в работе по формированию стратегии развития Общества, определению ее основных направлений, ключевых мер по ее реализации.

2.4. Обеспечивать надлежащее оформление проектов документов планирования деятельности Общества, их представление на рассмотрение и утверждение руководителя Общества, последующее доведение документов до сведения соответствующих должностных лиц.

2.5. Обеспечивать взаимодействие между аппаратом управления и подразделениями предприятия (включая филиалы и представительства) посредством личного общения с руководителями подразделений, в т.ч. с использованием технических средств коммуникации.

2.6. Принимать меры к организации и поддержанию на должном уровне информационно-документационного обеспечения деятельности Общества, в том числе эффективное ведение деловой переписки, надежное хранение управленческой документации, оперативное исполнение документов и информационных запросов.

2.7. Руководить работой по совершенствованию и оптимизации технологии управления организацией (предприятием), в том числе в условиях кризиса.

2.8. Осуществлять лично и через подчиненных действенный контроль за состоянием деятельности подразделений Общества, их результатами и регулярно информировать об итогах контроля руководителя Общества, требовать от руководителей подразделений устранения выявленных в ходе контрольных мероприятий недостатков.

2.9. Консультировать руководителя организации, руководителей подразделений по актуальным и насущным вопросам практической организации управленческой деятельности.

2.10. Обеспечивать рациональное использование материальных, технических и иных средств аппарата управления в интересах выполнения им задач по предназначению.

2.11. Обеспечивать надежную защиту информации (документов), содержащей сведения, составляющие коммерческую тайну Общества, иные конфиденциальные сведения, включая персональные данные сотрудников Общества.

2.12. Руководить обучением подчиненных, создавать им условия для повышения квалификации, профессионального роста, развития деловой карьеры и должностного продвижения в соответствии с личными заслугами и уровнем квалификации.

2.13. Осуществлять контроль за соблюдением подчиненными правил охраны труда и техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

2.14. Использовать по отношению к подчиненным предоставленные права по их поощрению (привлечению к ответственности).

2.15. Создавать условия для внедрения и надлежащего функционирования передовых технологий управления, их последующего усовершенствования и оптимизации.

2.16. Руководить планированием и отчетностью по вопросам деятельности аппарата управления.

2.17. Руководить разработкой унифицированных форм документов, необходимых для обеспечения деятельности аппарата управления, а также внутренних организационно-нормативных и нормативно-методических документов по вопросам управления.

2.18. Изучать, обобщать и применять в деятельности аппарата управления передовой отечественный и зарубежный опыт менеджмента.

2.19. Рассматривать предложения по обеспечению эргономических условий труда, рационализации рабочих мест аппарата управления и представлять их для принятия решения директору Общества.

2.20. Своевременно и в полном объеме отрабатывать и представлять должностным лицам с соответствующими полномочиями отчетную и иную документацию.

В случае необходимости офис-менеджер может привлекаться к выполнению своих обязанностей сверхурочно по решению руководителя организации в порядке, предусмотренном законодательством о труде.

Офис-менеджер имеет право:

3.1. Запрашивать и получать необходимые материалы и документы, относящиеся к вопросам его деятельности.

3.2. Вступать во взаимоотношения с подразделениями сторонних учреждений и организаций для решения оперативных вопросов производственной деятельности, входящей в его компетенцию.

3.3. Давать распоряжения и указания подчиненным работникам и принимать соответствующие действия по устранению причин, создавших конфликтную ситуацию.

3.4. Вносить предложения руководству предприятия (учреждения, организации) по улучшению работы, относящейся к его функциональным обязанностям.

4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ И ОЦЕНКА ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

4.1. Офис-менеджер несет административную, дисциплинарную и материальную (а в отдельных случаях, предусмотренных законодательством РФ, и уголовную) ответственность за:

4.1.1. Невыполнение или ненадлежащее выполнение служебных указаний непосредственного руководителя;

4.1.2. Невыполнение или ненадлежащее выполнение своих трудовых функций и порученных ему задач;

4.1.3. Неправомерное использование предоставленных служебных полномочий, а также использование их в личных целях;

4.1.4. Недостоверную информацию о состоянии выполнения порученной ему работы;

4.1.5. Непринятие мер по пресечению выявленных нарушений правил техники безопасности, противопожарных и других правил, создающих угрозу деятельности предприятия и его работникам;

4.1.6. Необеспечение соблюдения трудовой дисциплины.

4.2. Оценка работы офис-менеджера осуществляется:

4.2.1. Непосредственным руководителем - регулярно в процессе повседневного осуществления работником своих трудовых функций;

4.2.2. Аттестационной комиссией предприятия - периодически, но не реже 1 раза в два года на основании документированных итогов работы за оценочный период.

4.3. Основными критериями оценки работы офис-менеджера являются качество, полнота и своевременность выполнения им задач, предусмотренных настоящей инструкцией.

5. УСЛОВИЯ РАБОТЫ

5.1. Режим работы офис-менеджера определяется в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в Обществе.

6. ПРАВО ПОДПИСИ

6.1. Офис-менеджеру для обеспечения его деятельности предоставляется право подписи организационно-распорядительных документов по вопросам, отнесенным к его компетенции настоящей должностной инструкцией.

С инструкцией ознакомлен _____ (_____) "__" _____ 20__ г.